En España los sistemas de facturación para las pymes tienen la obligación de estar certificados y cumplir con una serie de requisitos técnicos estipulados por la Agencia Tributaria. Esta obligación se desprende del Reglamento Verifactu, aprobado a través del Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Recordamos los plazos de implementación y calendario que afecta a fabricantes de software y distribuidores y por otro lado, a las PYMES y autónomos.
Plazos de Implementación
La normativa establece un calendario de adaptación tanto para los fabricantes de software como para las empresas y autónomos:
- 29 de julio de 2025: Desde esta fecha, los fabricantes y distribuidores solo pueden comercializar software de facturación que cumpla con todos los requisitos de la nueva ley y que cuente con una declaración responsable que lo certifique.
- 1 de enero de 2026: La obligación de utilizar un software certificado se extiende a las sociedades mercantiles.
- 25 de julio de 2026: La obligación se hace efectiva para el resto de obligados tributarios, incluyendo a los autónomos.
¿Cual es la recomendación a las PYMES desde Grupo Jenasa?
Primero, debe asegurarse que el sistema de facturación que le facilita su proveedor está debidamente certificado.
Además, debería utilizarlo y probarlo antes de que llegue el 1 enero del próximo donde la obligación se extenderá a las sociedades mercantiles o antes del 25 de julio donde dicha obligación será también para los autónomos.
Estos son los requisitos clave del Software que su proveedor ha tener en cuenta:
Para ser considerado legal, un sistema de facturación debe cumplir con los siguientes requisitos fundamentales:
- Inalterabilidad: El software debe impedir que se puedan modificar o borrar facturas ya emitidas sin dejar rastro. La Agencia Tributaria busca eliminar los conocidos «softwares de doble uso».
- Trazabilidad: Debe ser posible seguir el rastro de cada factura desde su creación, con un sistema de «hash» encadenado que vincule cada factura con la anterior, creando una secuencia inquebrantable.
- Integridad y conservación: Los datos de las facturas deben ser almacenados de forma segura e íntegra, asegurando que no se puedan ocultar o manipular. Los sistemas deben generar un registro automático de cada factura en el momento de su emisión.
- Sistema Verifactu: Todos los programas deben incluir la opción de conexión con el sistema Verifactu, que permite el envío automático y en tiempo real de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Aunque el uso de este sistema será opcional para el usuario, el software debe tener la capacidad para activarlo.
- Código QR: Las facturas deben incluir un código QR que permita a la Agencia Tributaria y al cliente verificar su validez y acceder a la información fiscal esencial.
Sanciones por Incumplimiento
Las consecuencias de no cumplir con la normativa son severas y afectan tanto a los usuarios como a los proveedores de software:
- Para pymes y autónomos: Una multa de 50.000 € por el simple hecho de tener o utilizar un software que no esté certificado o que haya sido alterado.
- Para fabricantes y distribuidores: Una sanción de 150.000 € por cada año en el que comercialicen sistemas no conformes con la ley.
