En tiempos de crisis y ante la escasez de ingresos por otras vías, parece que el fiscalizar cualquier comportamiento de empresas y ciudadanos, y estar a la caza de cualquier irregularidad, es el “leit motive” de la Administracion Tributaria.
Es por ello por que desde Grupo Jenasa queremos recordarle la legislación actual sobre las dietas y el modo de no tener ningún tipo de problemas con la Administracion Trituraría.
Las DIETAS y asignaciones para gastos de viaje, como cualquier otra contraprestación pagada por la empresa, constituyen, a priori, rentas del trabajo. No obstante, cuando pretenden compensar los gastos que se producen por motivos laborales, se exceptúan de tributación, en las cuantías y condiciones reglamentariamente establecidas. Si no se cumplen los requisitos reglamentarios o se exceden las cuantías máximas, se someten al IRPF como rendimientos del trabajo.
El régimen de dieta exonerada de gravamen se aplica en los casos de relación de dependencia entre el pagador del rendimiento y el perceptor del mismo, es decir en el marco de la relación laboral.
El exceso percibido por razón de dietas y gastos de locomoción sobre las cuantías indicadas por hacienda está sujeto a gravamen, y a la oportuna retención.
A Continuación vamos a diferenciar los diferentes supuestos que se pueden dar.
Gastos de Locomoción
No están gravadas las cantidades que se abonen para compensar los GASTOS DE VIAJE que se produzcan fuera de la fábrica, taller, oficina, etc. donde se realice habitualmente el trabajo, bajo los siguientes requisitos e importes máximos:
a) Cuando el empleado utilice transporte público. El importe que la empresa satisfaga específicamente por el gasto realizado, siempre que se justifique mediante factura o documento equivalente (billete de avión, de tren, etc.).
b) En otro caso (medios de transporte privado) la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por el número de kilómetros recorridos, siempre que se justifique el desplazamiento. A ello hay que añadir los gastos de peaje y aparcamiento que la empresa satisfaga y que se justifiquen.
Los gastos de locomoción no resultan gravados, en las circunstancias expuestas, con independencia de que se produzcan en el mismo municipio en que se ubique el centro de trabajo. Lo determinante es la realización del trabajo fuera del lugar habitual.
La compensación de los gastos de desplazamiento del domicilio habitual al centro de trabajo está sujeta en todo caso, ya se hallen ambos en el mismo o en distintos municipios, ya que no responden al concepto de dietas exentas.
Si se abona una retribución a tanto alzado, para compensar gastos por desplazamientos fuera del centro, la exoneración de gravamen no puede aplicarse de forma automática; debe analizarse, para cada perceptor, si concurren los requisitos. Si el desplazamiento se realiza en vehículo de la empresa, la totalidad de la retribución está sujeta.
El reembolso de gastos a los empleados por el consumo de gasolina en vehículos de la empresa utilizados para desplazamientos laborales no es rendimiento de trabajo, y sí gasto para la empresa.
Las ayudas de transporte pagadas como compensación de los gastos de transporte del domicilio al trabajo no responden al concepto de dietas exentas.
Dietas de Manutención y Estancia
Están exentas las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que cumplan las siguientes condiciones:
Los gastos de manutención y estancia deben producirse en municipio distinto a aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual al que está asignado el empleado y también del que constituya la residencia del trabajador. El trabajador tiene que estar destinado en un centro de trabajo y tiene que salir o desplazarse fuera del mismo para realizar su trabajo en otro centro.
Los desplazamientos y permanencia de los trabajadores en un mismo municipio (diferentes del habitual de trabajo y del de residencia) no pueden ser superiores a nueve meses de forma ininterrumpida, sin que pueda entenderse que se interrumpe la permanencia citada por ausencias temporales por vacaciones o enfermedad u otras circunstancias que no impliquen cambio de destino. El plazo se computa de fecha a fecha, aunque incluya parte de dos años por lo que el 31 de diciembre de cada año no se interrumpe el cómputo del plazo de los nueve meses.
Los gastos deben producirse por alojamiento y manutención en establecimientos de hostelería. Se excluyen, pues, los que se produzcan en casas de amigos, familiares, etc.
Así, se excluye del régimen de dietas la contratación del alojamiento mediante con contrato de arrendamiento de vivienda, al no tratarse de un establecimiento de hostelería.
Deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como su razón o motivo.
Las cuantías máximas diarias no gravadas son las que indicamos a continuación que, aun siendo las máximas, pueden no alcanzar a cubrir los gastos reales en que incurre el trabajador. Ello no permite efectuar ningún tipo de deducción suplementaria por la diferencia. Tampoco cabe efectuar ninguna deducción, aunque la cantidad con que la empresa resarce al trabajador sea inferior a aquellas cantidades máximas.
El cuadro es el siguiente:
Cuantías diarias exceptuadas de gravamen por alojamiento y manutención
| Gastos de alojamiento | España | Extranjero |
| Regla general | Cuantía que se justifique | Cuantía que se justifique |
| Conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera | 15 euros | 25 euros |
| Gastos de manutención | España | Extranjero |
| a) Con pernocta | 53,34 euros | 91,35 euros |
| b) Sin pernocta | 26,67 euros | 48,08 euros |
| c) Personal de vuelo sin pernocta | 36,06 euros | 66,11 euros |
En caso de asignaciones globales, sin distinguir entre gastos de manutención y estancia, para la determinación de la cantidad exonerada de gravamen debe descontarse de la cantidad total asignada al trabajador los importes que éste justifique que ha destinado a gastos de estancia. El remanente se compara con el límite máximo diario para gastos de manutención.
En caso de frecuentes desplazamientos a centros de trabajo diferentes del habitual, fuera del municipio habitual de trabajo y residencia, cuando no se pernocta, están exceptuadas las cantidades que hemos indicado en el cuadro, sin que resulte aplicable el límite de los nueve meses, ya que se refiere a un período continuado.
No se aplica el régimen de dietas a los trabajadores contratados para una obra determinada puesto que su centro de trabajo es la propia obra en la que trabaja. Sin embargo sí se aplica si el trabajador se desplaza desde el centro de trabajo donde se ubica la obra para la que se le contrató a otras obras. También puede aplicarse en el caso de trabajadores fijos de las empresas de construcción a los que se desplaza a determinadas obras.
Ante la negativa de los trabajadores a justificar los gastos de estancia frente a la empresa pagadora de los mismos, ésta debe considerar que el importe de tales gastos está sujeto en su totalidad al IRPF y a su sistema de retenciones a cuenta.
No tienen la consideración de dietas exentas las ayudas por arrendamiento de vivienda aún cuando la vivienda alquilada tenga servicios básicos de limpieza, custodia de maletas, cambio de ropa… al exigirse que el alojamiento se produzca en un establecimiento de hostelería.
A efectos de calcular la cuantía de gastos de manutención exonerados de gravamen en el IRPF, la determinación de si se ha pernoctado o no en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia habitual del perceptor viene dada por el lugar donde se haya pasado la noche como período de descanso, pudiendo considerar como indicativas las franjas horarias establecidas para el trabajo nocturno en el ET- entre las diez de la noche y las seis de la mañana- y, en su caso, en el convenio colectivo correspondiente.
Resumiendo, podemos indicar que las empresas deben justificar las dietas exentas que paga a sus trabajadores por los desplazamientos por motivos de trabajo. Eso implica que no es suficiente con los documentos internos y que han de conservarse los justificantes que prueben la procedencia de la misma.
Los documentos internos acreditarían, en todo caso, el abono al trabajador de determinadas cantidades en concepto de dietas, pero no la realidad y razón de los desplazamientos, que es uno de los requisitos esenciales para aplicar la exención.
En muchas ocasiones, la justificación se realiza mediante un documento interno que especifica aquellos desplazamientos que el empleado ha realizado y por los que la empresa le compensa económicamente.
Solo se produce la exención total del importe consignado cuando esté perfectamente justificado el desplazamiento y motivado por motivos de trabajo.
No es suficiente que la empresa conserve documentos internos de gastos en las que se detallan esos desplazamientos y a estos documentos han de incorporarse los justificantes que acreditan que esos desplazamientos se han realizado realmente, lo han sido durante las horas de trabajo y motivados por el mismo.
Cualquier duda al respecto, póngase en contacto con su gestor en Grupo Jenasa.
