Obligaciones de las comunidades de propietarios

Las comunidades de propietarios no son empresas, pero tienen obligaciones legales, contables y fiscales muy concretas. La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) regula cómo se convoca la Junta, cómo se aprueban los acuerdos y cómo se reclaman las deudas. Hacienda, por su parte, exige NIF, declaraciones informativas y retenciones.

En esta guía, actualizada a 2026, reunimos lo que presidente, secretario y administrador deben tener controlado: libro de actas, modelo 347, morosidad, obras obligatorias, eficiencia energética y la reforma de 2025 sobre pisos turísticos.

Toda comunidad funciona con sus propios órganos: Junta de propietarios, presidente, secretario y administrador (el presidente puede asumir los dos últimos cargos). Lo mínimo que debe cumplir:

• NIF propio, que se solicita con el modelo 036. Sin él no puede abrir cuenta, contratar ni presentar declaraciones.
• Presupuesto y cuentas aprobados en Junta al menos una vez al año (art. 16.1 LPH).
• Fondo de reserva de al menos el 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f). Sirve para obras de conservación y también puede cubrir el seguro o el contrato de mantenimiento.
• Libro de actas legalizado en el Registro de la Propiedad.
• Mantenimiento: las obras necesarias de conservación, seguridad, habitabilidad y accesibilidad son obligatorias y no requieren acuerdo previo de la Junta (art. 10.1).

Los estatutos son opcionales. Regulan el uso de elementos comunes, el reparto de gastos o las actividades prohibidas. Para aprobarlos o modificarlos hace falta unanimidad, y solo afectan a terceros si están inscritos en el Registro. Las normas de régimen interior (horarios, piscina, basuras) se aprueban por mayoría simple.

Convocatoria. Convoca el presidente o, en su defecto, la cuarta parte de los propietarios o quienes representen al menos el 25 % de las cuotas. La citación indica orden del día, lugar, día y hora de primera y segunda convocatoria. La Junta ordinaria anual se convoca con al menos seis días de antelación; las extraordinarias, con la antelación suficiente. Debe incluir la lista de morosos, que no podrán votar. Se notifica en el domicilio designado por cada propietario o en el propio piso y, si no es posible, en el tablón de anuncios durante tres días naturales (art. 9.1.h).

Desarrollo. En primera convocatoria debe asistir la mayoría de propietarios y cuotas; en segunda no hay quórum. Puedes acudir en persona o representado con un escrito firmado.

Impugnación (art. 18). Se pueden impugnar los acuerdos contrarios a la ley o a los estatutos, los que benefician a unos en perjuicio de la comunidad, los que causan un perjuicio grave a un propietario y los adoptados con abuso de derecho. Pueden hacerlo quienes salvaron su voto, los ausentes y los privados indebidamente del voto, siempre que estén al corriente de pago o consignen la deuda. El plazo es de tres meses, o de un año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos; para los ausentes cuenta desde que reciben el acta.

Mayorías del artículo 17 LPH:

Para las mayorías cualificadas se cuentan como favorables los votos de los ausentes debidamente citados que, tras recibir el acta, no manifiesten su discrepancia en 30 días naturales (art. 17.8ª).

Todos los acuerdos deben constar en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad del lugar donde está el edificio (art. 19 LPH). Sin libro legalizado, las actas pierden fuerza, por ejemplo, para reclamar a un moroso.

Cómo se legaliza:

• Solicitud firmada por el presidente, con la firma legitimada ante notario o ratificada ante el registrador.
• El libro en blanco. La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública admite también las hojas móviles si la comunidad lo ha acordado.
• Si es un libro posterior, hay que aportar el anterior terminado. Si se perdió o lo robaron, se acredita con la denuncia o la comunicación a los propietarios.
• El registrador lo diligencia en cinco días y lo anota al margen de la inscripción del edificio.

Contenido mínimo de cada acta (art. 19.2): fecha y lugar; quién convocó; si es ordinaria o extraordinaria y en qué convocatoria; asistentes, cargos y representaciones con sus cuotas; orden del día; y acuerdos adoptados, con los nombres de quienes votaron a favor y en contra y sus cuotas.

Plazos y custodia. Firman el presidente y el secretario, y el acta debe cerrarse en los diez días naturales siguientes a la Junta. Desde entonces los acuerdos son ejecutivos y el acta se envía a los propietarios. Los errores se pueden corregir antes de la siguiente Junta, que debe ratificar la corrección. El secretario custodia los libros y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones y apoderamientos.

Si queréis llevar las actas en soporte electrónico, consultad antes al Registro qué formato acepta: la LPH solo habla de un libro diligenciado por el registrador.

Si no desarrolla actividad empresarial, la comunidad no presenta IVA ni Impuesto sobre Sociedades, pero sí tiene obligaciones con Hacienda:

• IVA no deducible. Paga el IVA como un consumidor final y no lo recupera. Las obras de renovación o reparación de un edificio de viviendas contratadas por la comunidad tributan al 10 % si los materiales del contratista no superan el 40 % de la base imponible (art. 91 LIVA).
• Retenciones. Si tiene empleados (portero, conserje) o paga a profesionales personas físicas (administrador, abogado, arquitecto), debe retener IRPF e ingresarlo.
• Rentas propias. Lo que cobre por alquilar la azotea, un local o la vivienda del portero se atribuye a los propietarios según su cuota, y cada uno lo declara en su IRPF. La comunidad informa con el modelo 184, salvo que no ejerza actividades y sus rentas no superen 3.000 euros anuales.

Nuestra asesoría fiscal puede llevar este calendario por la comunidad.

Si el último día del plazo es inhábil, se traslada al siguiente día hábil. La presentación es electrónica, con certificado de la comunidad o a través de un colaborador social (administrador o asesor).

Las comunidades de propietarios están obligadas a presentar el modelo 347 aunque no realicen ninguna actividad empresarial. Lo establece el Reglamento de gestión e inspección tributaria (arts. 31 a 35 del RD 1065/2007) y lo recuerda la Agencia Tributaria.

Qué se declara. Las compras de bienes y servicios a un mismo proveedor cuando el total anual supera 3.005,06 euros, IVA incluido: limpieza, mantenimiento del ascensor, jardinería, obras, administración de fincas, etc. El importe se desglosa por trimestres.

Qué queda fuera.

• Suministros de electricidad y combustibles.
• Suministro de agua.
• Seguros.
• Pagos con retención de IRPF (por ejemplo, a un profesional persona física), que ya se informan en el modelo 190.

Cuándo. En febrero, sobre el año anterior, por vía electrónica. Si ningún proveedor supera el umbral no hay que presentar nada: no existe declaración negativa.

Sanción. No presentarlo o hacerlo con errores cuesta 20 euros por dato, con un mínimo de 300 y un máximo de 20.000 euros (art. 198 LGT). Hacienda cruza estos datos con los de los proveedores, así que las diferencias acaban en requerimientos.

Consejo práctico: en enero, revisa los pagos por proveedor, cuadra los importes con los principales y comprueba que el certificado electrónico de la comunidad sigue vigente. Una auditoría de las cuentas de la comunidad ayuda a detectar estos fallos a tiempo.

Pagar los gastos comunes según la cuota es la primera obligación de cada propietario (art. 9.1.e LPH). Si alguien no paga:

• Pierde el voto en la Junta, aunque puede asistir, salvo que haya impugnado o consignado la deuda (art. 15.2).
• Monitorio (art. 21). La Junta aprueba la liquidación de la deuda, se notifica al deudor y el secretario emite un certificado con el visto bueno del presidente. La petición inicial no necesita abogado ni procurador, y los gastos del requerimiento previo se pueden reclamar.
• Intento de acuerdo previo. Desde el 3 de abril de 2025 hay que acreditar un intento de solución extrajudicial (MASC) antes de demandar. Varios tribunales entienden que el simple requerimiento de pago no basta: envía una propuesta de acuerdo que quede acreditada.
• Prescripción. Las cuotas prescriben a los cinco años (art. 1966 del Código Civil).

Afección real del inmueble. Si el piso se vende, el comprador responde con el propio inmueble de las cuotas impagadas del año en curso y de los tres años naturales anteriores, que además son un crédito preferente de la comunidad. Por eso el vendedor debe declarar en la escritura que está al corriente o aportar un certificado de deudas, que el secretario expide en siete días naturales como máximo.

Ejecuciones hipotecarias. La afección se aplica también cuando el piso se adjudica en subasta: el banco o el adjudicatario asume esas cuotas. La deuda más antigua hay que reclamarla al propietario anterior.

Titular registral. Quien vende sin comunicarlo a la comunidad de forma fehaciente sigue respondiendo de las deudas posteriores solidariamente con el comprador (art. 9.1.i). La comunidad puede además demandar a quien figura como titular en el Registro.

• ITE e IEE. En la Comunidad de Madrid, los edificios de más de 30 años deben pasar la Inspección Técnica de Edificios cada 10 años (Ley 9/2001, del Suelo). El Informe de Evaluación del Edificio añade accesibilidad y eficiencia energética. Cada ayuntamiento concreta los plazos en su ordenanza.
• Accesibilidad y ascensores. Las obras de accesibilidad son obligatorias si las pide un propietario con discapacidad o mayor de 70 años que viva en el edificio, siempre que el coste anual repercutido, descontadas las subvenciones, no supere 12 mensualidades ordinarias (art. 10.1.b). Por encima de ese límite basta la mayoría simple, y el acuerdo obliga a todos (art. 17.2). Esta regla nació con la reforma de la LPH de 2011 (Ley 26/2011) y la amplió la Ley 8/2013.
• Ahorro de calefacción. Con calefacción central, hay que instalar contadores o repartidores de costes y válvulas termostáticas si es técnica y económicamente viable (RD 736/2020). Los plazos para la zona climática D, la de la mayor parte de la Comunidad de Madrid, ya han vencido.
• Detectores de presencia. El Código Técnico de la Edificación exige detectores de presencia o pulsadores temporizados en las zonas de uso esporádico (escaleras, garajes) en edificios nuevos y al renovar la iluminación.
• Telecomunicaciones. Instalar una ICT o antenas colectivas requiere un tercio de propietarios y cuotas. Con la Ley 11/2022, el operador que quiera llevar fibra a un edificio sin ICT debe comunicarlo por escrito. La comunidad tiene un mes para responder y puede frenar el despliegue por fachada si se compromete a instalar la ICT en tres meses.
• Ayudas. El Plan Estatal de Vivienda 2026-2030 (RD 326/2026) incluye ayudas a la rehabilitación y la accesibilidad, convocadas por la Comunidad de Madrid. Los propietarios pueden además deducirse en el IRPF hasta el 60 % de las obras de rehabilitación energética del edificio.

• Pisos turísticos (desde el 3 de abril de 2025). La Ley Orgánica 1/2025 añadió el artículo 7.3 a la LPH: para destinar una vivienda a uso turístico hace falta la aprobación expresa de la Junta por 3/5 de propietarios y cuotas, que también puede fijar un recargo de hasta el 20 % en los gastos. Las viviendas que ya operaban antes de esa fecha pueden continuar.
• Negociación previa obligatoria. La misma ley exige intentar un medio adecuado de solución de controversias antes de demandar, también para reclamar cuotas.
• Renovables (marzo de 2026). El Real Decreto-ley 7/2026, ya convalidado, extiende la regla del tercio del artículo 17.1 a la aerotermia, la geotermia y las instalaciones renovables privativas en elementos comunes.
• Deducciones energéticas. Ese RDL prorroga hasta el 31 de diciembre de 2026 las deducciones del 20 % y del 40 % por obras en viviendas, y hasta el 31 de diciembre de 2027 la del 60 % para edificios residenciales.
• Plan Estatal de Vivienda 2026-2030. El RD 326/2026 abre un nuevo marco de ayudas a la rehabilitación y la accesibilidad.

En Grupo Jenasa llevamos más de 40 años asesorando a empresas, autónomos y comunidades de propietarios de la Comunidad de Madrid desde Alcorcón. Llevamos la contabilidad, las declaraciones fiscales (347, 111, 190, 184) y la auditoría de cuentas de comunidades de propietarios para que la Junta decida con números claros y sin sustos con Hacienda.

Normativa aplicable: Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal (arts. 7, 9, 10, 15 a 19 y 21) · Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia · Real Decreto-ley 7/2026 · Ley 26/2011, Ley 8/2013 y Ley 10/2022 · Código Civil (arts. 1923 y 1966) · Reglamento Hipotecario (art. 415) · Ley 58/2003, General Tributaria (art. 198) · Real Decreto 1065/2007, de gestión e inspección tributaria (arts. 31 a 35) · Ley 35/2006, del IRPF, y Real Decreto 439/2007 · Ley 37/1992, del IVA (art. 91) · Ley 11/2022, General de Telecomunicaciones · Real Decreto-ley 1/1998 y Real Decreto 346/2011 (ICT) · Real Decreto 736/2020, de contabilización de consumos individuales · Código Técnico de la Edificación, DB HE · Ley 9/2001, del Suelo de la Comunidad de Madrid, y Decreto 103/2016 · Real Decreto 326/2026, Plan Estatal de Vivienda 2026-2030.

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