La financiación de obras en una comunidad de propietarios mediante un presupuesto extraordinario constituye una de las causas más frecuentes de disputa entre vecinos. Un proyecto de este tipo exige planificación, paciencia, observancia estricta de la legalidad, y una financiación asegurada.
Las obras en una comunidad de propietarios pueden resultar necesarias y urgentes, caso en el que el presidente, o incluso el administrador, tiene la obligación de ordenar su ejecución para, posteriormente y de modo inmediato, dar cuenta a la Junta de Propietarios. En este caso, la única duda posible radicará en el nivel de urgencia que la reparación requería. Los aspectos económico-financieros se tratan y debaten con posterioridad, y ningún miembro de la comunidad puede negarse a participar en este asunto.
Antes de adoptar una decisión precipitada, la comunidad debe realizar un ejercicio de reflexión respecto a lo que desea hacer. Conviene que se medite bien cuáles son las nuestras, qué soluciones existen para cubrirlas y establecer un orden de prioridades para evitar realizar obras secundarias antes que las esenciales.
Posteriormente, deberá analizarse si resulta necesario o conveniente que intervenga en la obra un técnico cualificado, bien para proyectarla, bien para controlarla, o para ambos menesteres. La participación de estos profesionales supone un coste, pero conlleva dos enormes ventajas: la garantía de la profesionalidad y conocimiento de la materia, y la objetividad que proporciona no pertenecer a la comunidad de propietarios y no estar implicado en su entramado, como sucede con los vecinos.
Es importante solicitar a varias empresas especializadas que formulen sus ofertas en función del proyecto técnico o idea de la comunidad. Cuantos más presupuestos se obtengan, mejor, pero es esencial que todas las ofertas contemplen las mismas unidades de obra a fin de que sean comparables. Aquí se justifica ya plenamente la intervención del técnico que haya redactado el proyecto, porque las diferentes ofertas se producirán según las especificaciones y requerimientos del mismo.
Los presupuestos deben ser analizados, ordenados y preparados para que sean comprensibles por todos los vecinos, que, reunidos en Junta General, decidirán en quién depositan su confianza. Para ello es necesario combinar y tener en cuenta la oferta económica, los informes obtenidos del contratista, las garantías que ofrece y la financiación.
Una vez revisados los presupuestos que, para la obra que deseamos realizar, nos han presentado los diversos proveedores, habrán de eliminarse los que no respondan estrictamente a la solicitud realizada, y prescindir también de los que tengan «malas referencias», así como de los que no ofrezcan garantías. A continuación conviene ordenar los presupuestos restantes, los que hayan quedado tras esta primera selección, en función de su oferta económica, es decir, agruparlos en «caros», «intermedios» y «baratos».
El pago de las obras deberá escalonarse de acuerdo con el proveedor y como garantía para la comunidad. Es normal que el contratista cobre una cantidad al formalizar el contrato, y así asegure la realización de la obra, y también es habitual que se realicen pagos parciales según se desarrolla el trabajo, pero la Comunidad debe aplazar parte del pago para realizarlo después de que se haya finalizado el encargo, al objeto de garantizar una perfecta terminación y aceptación del mismo. Como recomendación, el pago puede fraccionarse de la siguiente manera: 20% de su importe a la firma del contrato; 50 % durante la realización, en función de un calendario de ejecución, o de certificaciones de la obra ejecutada; y el 30 % restante, mas el IVA correspondiente, como mínimo a 90 días desde que se produzca la recepción sin reservas del encargo.
La financiación de estas obras extraordinarias se realizará con el exceso de saldo que la comunidad tenga acumulado, con las aportaciones extraordinarias que se aprueben expresamente para realizar la obra, o bien con la obtención de un préstamo otorgado por una entidad financiera o incluso por alguno de los propietarios interesados en realizar la obra.
Durante el proceso de aprobación de las obras es probable que surjan algunos problemas, por lo que resulta recomendable tener recaudado el máximo importe posible antes de comenzar y establecer el plan de recaudación posterior con un prudente adelanto sobre las obligaciones de pago que se hayan pactado.
En el momento de iniciar las obras hay que extremar los cuidados en ciertos aspectos:
1. Planificar correctamente las fechas para evitar molestias innecesarias. No es conveniente dejar la casa en obras durante los periodos vacacionales de verano, Navidad o Semana Santa. Razones de seguridad recomiendan restringir las presencia de extraños en la vecindad porque muchas viviendas se encuentran vacías.
2. Debe advertirse a los ocupantes de viviendas y locales respecto a los días, o incluso las horas si fuera posible, en que se intervendrá en sus domicilios o en los elementos comunes que les afectan, con el propósito de prever y paliar las molestias que inevitablemente surgirán.
3. Se exigirá al contratista que emplee todos los medios necesarios para mantener la finca y sus instalaciones recogidas y limpias, porque, tanto el empleado de la finca, si lo hay, como los servicios de limpieza o mantenimiento se quejarán si resulta necesario incrementar su trabajo a consecuencia de la obra.
4. Es conveniente designar un interlocutor único para establecer el contacto entre la comunidad y el constructor, porque debe evitarse que cada vecino tenga que hacer peticiones por su cuenta .
5. Debe acordarse de manera formal, y hacerlo saber así a los vecinos y al constructor, que bajo ningún concepto se realizarán obras, modificaciones o mejoras que no sean específicamente determinadas en el presupuesto-contrato de obra. Unicamente se podrán realizar las modificaciones que hayan sido detenidamente estudiadas por la junta de gobierno o por la comisión de obras.
6. Para que los problemas que indudablemente surgirán no supongan un enorme descontento, es totalmente necesario anotar las quejas de todos los interesados y darles soluciones rápidas, concretas y firmes.
