Etapas de implantación y certificación de un sistema de gestión de calidad en despachos de abogados
La complejidad de la implantación depende entre otras cosas de las actividades desarrolladas por el Despacho, el sistema debe ser más simple si tenemos:
1.- Un único cliente.
2.- Una única actividad ( Dirección letrada )
3.- Una única especialidad ( Civil, Mercantil, Penal )
La complejidad depende también del número de delegaciones y de las diferencias existentes entre ellas.
Implantación de un sistema de gestión de calidad: Fases de un proyecto
Reuniones iniciales. Verificación
1.- Estudiar la situación del Despacho.
. Situación en el mercado.
. Organigrama
. Actividades que realizan
. Clientes habituales.
2.- Analizar la motivación que lleva el Despacho a implantar un SGC
. Para aumentar la satisfacción del cliente.
. Para mejorar la situación competitiva del Despacho.
. Para aumentar las ventas.
. Para reducir costes.
. Para aumentar la involucración de los empleados.
3.- Revisar la trayectoria de años anteriores en relación a los resultados obtenidos en la implantación de planes.
. Comprobar si lo planificado se ha materializado y si no ha sido así cuales han sido las causas del incumplimiento.
Fases de la implatación de un SGC: I Reuniones Iniciales.- La Diagnosis
Reuniones iniciales. La Diagnosis
Puntos críticos para el éxito de una Planificación.
1. Compromiso de la dirección.
2. Diseño del plan compartido.
3. Establecimiento de roles.
4. Formación de todo el personal.
5. Establecer metas, estrategias y medidas.
6. Documentar los procesos para mejorarlos.
7. Revisar el plan a traves de lecciones aprendidas.
8. Paciencia y perseverancia.
9. Actitud positiva hacia el cambio.
10. Poner los esfuerzos donde hay que ponerlos.
Elaboración y revisión de documentos
La documentación a elaborar para la implantación de un SGC es la siguiente:
1.- Definir una Política y Objetivos de Calidad.
2.- Manual de Calidad, en el cual se hace una descripción de todo el Sistema de Calidad, sirviendo como referencia durante la implantación y aplicación del Sistema.
3.- Procedimientos obligatorios requeridos por la norma los cuales se describen a continuación:
. Control de documentos.
. Control de los registros de la Calidad.
. Auditoria interna
. Control del producto no conforme
. Acción correctiva.
. Acción preventiva.
4. Otros documentos adicionales requeridos por la organización como son, mapas de proceso, especificaciones, Instrucciones de trabajo, Comunicaciones internas, Planes de Calidad.
5. Registros, los cuales presentan los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Formación
Se debe de proporcionar a los responsables del Despacho, la formación e información necesarias para el seguimiento del Sistema de Calidad durante su implantación y certificación, con el fin de que adquieran la competencia necesaria para su mantenimiento posterior.
Implantación
Antes de la planificación de la implantación es necesario fijar la Política de Calidad del Despacho, su misión, visión y valores corporativos, confirmando o ajustando los puestos o manifiesto durante la diagnosis.
Es fundamental en esta fase, fijar los objetivos de las distintas áreas o departamentos del Despacho.
Se debe aplicar la documentación del SGC y evaluar en que medida esta es operativa, eficaz y se implanta de manera correcta. Se debe de supervisar el proceso de implantación y comprobar la realización de las actividades definidas en la documentación y verificar el cumplimiento de la planificación establecida. Se debe de comprobar la capacidad de los procesos operativos, hacer una medición constante del mismo para mantenerlo bajo control y poder definir acciones de mejora.
Auditoria interna
Hay que verificar el grado de cumplimiento del Sistema de Calidad implantado y la adecuación con la normativa de referencia. La Auditoria se llevará a cabo siguiendo un procedimiento de Auditorias internas.
La Auditoria la realizará personal que no haya participado de forma continuada en el proyecto y que cumpla la necesaria cualificación.
Certificación
Obtención del Certificado de Registro de Empresa para las actividades incluidas en el Manual de Calidad dentro del alcance.
El coste de Implantación de un Sistema de Calidad en un despacho de abogados es función de:
. Las actividades de alcance
. Nº de personas implicadas en el proceso.
. Ubicaciones geográficas involucradas.
. Complejidad organizativa.
. Objetivo del sistema: Solo certificación, mejoras &
El coste global de un Sistema se compone de:
* Coste de la Asesoría.
* Coste de la Certificación.
* Dedicación de personas en la fase de diseño e implantación.
* Dedicación de personas al sistema después de la certificación.
Los requisitos necesarios a tener en cuenta para la implantación son los siguientes:
* Tiempo para diseñar y mantener
* Resistencias organizativas al cambio.
* Supone gestión de documentos.
* Es difícil ver lo fallos como oportunidades de mejora.
* No suele haber tiempo para analizar datos y gestionar.
Las ventajas del Sistema de Calidad son:
1. Mejora de gestión interna:
* Gestión de documentos.
* Control de proveedores y contratos con clientes.
* Sistematización de actividades, homogeneidad del servicio.
* Existen datos para decidir.
* Definición de responsabilidades.
2. Mejoras de imagen al exterior:
* Imagen general en entorno – sector.
* Imagen hacia los clientes.
3. Formación y motivación del personal.
La implantación de un Sistema de Calidad en un Despacho de Abogados, es un proceso exigente, pero no hay duda que merece la pena los esfuerzos que le podamos dedicar, pudiéndolo resumir en:
La calidad nunca es un accidente, siempre es el redultado de un esfuerzo.
La excelencia de una marca
La excelencia empresarial puede definirse como el conjunto de prácticas sobresalientes en la gestión de una organización y el logro de resultados basados en unos criterios fundamentales como son: liderazgo en valores y visión a largo plazo, gestión estratégica y aportación de valor, implicación y motivación de las personas, mejora continua e innovación tecnológica, satisfacción del cliente, satisfacción del personal, impacto positivo y compromiso con la sociedad y orientación hacia los resultados.
Al frente de la marca de garantía Madrid Excelente, esta la empresa del mismo nombre, que con titularidad pública y presidida por el propio Presidente de la Comunidad, impulsa la calidad, la innovación y el compromiso de las empresas madrileñas con su propio futuro y el de la Comunidad que las alberga.
La búsqueda de la calidad no es un viaje para conformistas, exige un espíritu de superación que no tema las dificultades. Ese carácter luchador que se empeña, con su ilusión y trabajo, es algo que de verdad merece la pena.
Hoy son mas de 100 las empresas «excelentes», desde grandes compañías como Telefónica, Unión Fenosa, Gas Natural o Cepsa hasta un importante numero de cualificadas pymes madrileñas. Todas participan de los beneficios que supone pertenecer a esta selecta comunidad, los mismos que puede disfrutar cualquier empresa madrileña decidida a demostrar todo su potencial.
Su principal objetivo es servir a los consumidores o usuarios, al facilitarles una información clave que les garantiza la máxima calidad en su relación con las empresas u organizaciones que ostentan aquella marca de garantía.
JENASA en este momento comienza su andadura hacia la obtención de esta marca de EXCELENCIA con el fin de ofrecer a sus clientes confianza y tranquilidad, los cuales son cada día más conscientes y exigentes de sus propios derechos, ofreciéndoles una garantía de calidad, ya que quien acepta el reto de la calidad, asume un enorme compromiso.
La Calidad nos descubre su significado más profundo cuando sirve a las personas. Es entonces cuando se aleja del concepto manido y es capaz de adjetivar el esfuerzo de cuantos luchan a diario para construir una sociedad mejor.
