Formas no válidas para fichar en las empresas

Fichar con la huella dactilar es ilegal, y las empresas que lo hacen serán multadas.

Fichar con la huella dactilar es ilegal, y las empresas que lo hacen serán multadas, asimismo, firmar un papel no es válido como registro de jornada laboral.

Desde 2019, el registro de la jornada laboral es algo completamente obligatorio en todos los centros de trabajo con el objetivo de mejorar las condiciones laborales. Sin embargo, no todos los métodos son válidos.

Debido al auge de la ciberdelincuencia y el valor de los datos personales, la normativa se ha cambiado, nuestros datos biométricos son demasiado valiosos como para «gastarlos» en el control de acceso de la oficina.

Las empresas ya no pueden usar los datos biométricos para registrar la hora de entrada y salida de sus empleados porque choca con su privacidad. Hay que aclarar, que desde 2007 esto estaba permitido, y por ello, muchas compañías optaron por este método de identificación, sin embargo, con la privacidad siendo un aspecto cada vez más importante, la AEPD actualizó su normativa con la llegada de el Reglamente General de Protección de Datos (RGPD) para proteger esta información.

En esta actualización se recogen a los sistemas de identificación por huella dactilar y datos biométricos como «categoría especial«, pero no ha sido hasta 2023 que se ha establecido un criterio que unifica los términos de identificación y autentificación tildándolos de «categoría especial de información personal».

Debido a esta categoría especial, ya no se puede justificar la recogida de este tipo de datos como un método de control de acceso debido a que, diciéndolo de una manera sencilla, son demasiado valiosos como para usarlos a la hora de fichar. De esta manera, queda terminantemente prohibido usar estos sistemas exceptuando ciertos casos, como podría ser, de interés público, sanitario o de seguridad.

Esto quiere decir que con aplicación inmediata, cualquier empresa que use datos biométricos para el control horario de sus empleados estaría cometiendo una ilegalidad que podría ser sancionada por la AEPD.

Firmar un papel como control de jornada laboral tampoco es válido. El problema es muy evidente: la firma en una hoja de papel no da un registro adecuado de la hora de entrada y salida del trabajador, y es que se puede falsear con bastante facilidad.

La disputa no tardó en llegar a los tribunales, especialmente por parte de los trabajadores de Ferrovial Servicios. Esta subcontrata de Renfe ha visto cómo desde el poder judicial se le señalaba lo que resultaba evidente: firmar un papel no es válido en ningún caso como método para registrar la jornada laboral.

Si firmar una hoja de papel no es válido, no hay que preocuparse porque existen otras muchas herramientas que sí lo son.

Pero aún hay empresas que se resisten a implementar estos sistemas aunque firmar un papel no es válido y aunque el registro de la jornada laboral es obligatorio. ¿Qué ocurre con ellas? Lo primero es que están cayendo en una ilegalidad. Fichar es obligatorio y el empleador tiene que poner los medios para que los trabajadores lo hagan sin que haya ninguna excusa que pueda aplicarse al respecto.

Este caso, una empresa que esté incumpliendo con esto quedará expuesta a diferentes sanciones económicas e incluso podrá ser fiscalizada por las autoridades de trabajo si estas lo consideran oportuno.

Desde la implementación del registro de la jornada por ley, no son pocas las compañías que han caído en sanciones por no dar a los empleados un método adecuado con el que poder fichar. Estas sanciones y multas son fáciles de evitar, y es que sale mucho más rentable disponer de un sistema adecuado con el que poder llevar el control horario obligatorio que estar pagando sanciones a las autoridades.

En Grupo Jenasa podemos facilitarte sistemas para cumplir con la obligación de fichaje de tus empleados, si necesitas ayuda puedes contactar con nosotros y te facilitaremos opciones y presupuestos disponibles según tu necesidad. Teléfono: 91 495 20 30.

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