Como ya se informó en boletines anteriores, el 12 de mayo 2019 entrará en vigor el RD Ley 8/2019 de 8 de marzo, que establece como obligación el registro diario de las horas de trabajo de los empleados.
GRUPO JENASA, ha sido participe en varias reuniones que desde el Gobierno como desde las organizaciones empresariales se han venido realizando durante el ultimo mes, con el objetivo de concienciar a la masa empresarial de las bondades de la medida y explicar los razonamientos que han llevado a la administración para fijar esta nueva obligación.
Recientemente el goierno ha publicado una Guía para el registro de la jornada laboral, que atiende todas las dudas y ayuda a llevar a la práctica esta nueva norma obligatoria.
La fundamentación del Gobierno para esta implantación es la existencia de 4.000.000 millones de horas extras que se realizan en el año y que no son objeto de tributación, cotización ni retribución a los trabajadores.
Conocedores de las dificultades que tendrán las empresas para la implantación de esta nueva obligación en Grupo Jenasa, queremos darle una serie de pinceladas útiles para una mejor comprensión de esta obligación desde un punto eminentemente práctico. Indicarles que la Inspección de Trabajo en Madrid se ha manifestado “off de record” en el sentido de que en un primer momento realizara una labor de advertencia y comprobación, dando un plazo para subsanar deficiencias.
¿Es actualmente exigible el registro horario?
Actualmente existe la obligación del registro de jornada con la finalidad de calcular las horas extras realizadas y para todos los contratos a tiempo parcial.
¿Cual es la novedad?
Este Real Decreto establece que independientemente de su tamaño y del tipo de contrato utilizado y de jornada, se ha de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada uno de sus trabajadores.
¿A qué sectores, empresas, trabajos debe de aplicarse?
Según esta redactada la norma, es exigible para TODOS, pero debido a todas las peculiaridades que pueden existir en torno a una empresa y puestos de trabajo se incluye la coletilla en el articulo del Estatuto de los Trabajadores que indica “que el gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran”.
Según nos ha transmitido la Secretaria de Estado de Empleo, este párrafo deja abierta a una posible tramitación que desemboque en un Reglamento/Orden Ministerial, el cual aclare todas las peculiaridades que puedan existir. De momento, al no existir este Reglamento no se excluye ningún sector ni profesión.
Control horario y Flexibilidad.
El hecho de que exista flexibilidad horaria en la empresa no es excusa para la no llevanza del control horario.
En consecuencia, la obligación de dicho registro diario de jornada será igualmente exigible en trabajos que no se presten físicamente en el centro de trabajo o con jornada variable a lo largo de la semana o del mes.
¿Existe la posibilidad de negociar los métodos de control horario con los trabajadores?
Este Real Decreto fija que la organización y documentación del registro de la jornada diaria se establecerá «mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la compañía, se organizará y documentará este registro de jornada. Somos conscientes que en la mayoría de las empresas, no existe representación legal de los trabajadores por lo que no nos seria valida para eludir temporalmente la norma el alegar que lo estamos tratando con los sindicatos. Tampoco se puede negociar directamente con los trabajadores, sino que en estas empresas sin representación legal, se tiene que aplicar desde su entrada en vigor.
¿Qué sistemas puede usar la empresa?
En cuanto a los sistemas seleccionados, la norma no estable el método de control pudiendo la empresa elegir cualquier sistema de registro, manual, informático, por control remoto -a través de los teléfonos móviles-, sistema de huella dactilar, y otros que cumplan el objetivo de la norma y que se adapte a sus necesidades.
¿Qué ocurre si es el propio trabajador el que realiza su propio fichaje?
Puede ocurrir que un trabajador indique mas horas de las que haya realizado, debido a que es imposible tener a un responsable comprobando las horas que se han reflejado. Por ello recomendamos que la empresa por norma general prohíba la realización de horas extraordinarias y que para su realización se deba contar con el consentimiento empresarial. Así evitaremos que algunos trabajadores computen más jornada de la que realmente realizan.
Cómputo de jornada anual.
Puede ocurrir que en ocasiones por necesidades de trabajo, se deban realizar mas horas de las habituales y puede ser que el inspector vaya por el centro y al pedir el registro compruebe que han hecho horas de mas. Es importante advertir al inspector que en estos casos de picos de trabajo la empresa compensara por tiempo de descanso esa jornada realizada en exceso en los 4 meses siguientes, plazo que marca la ley. Por este motivo la inspección no solo puede revisar al azar un registro de una semana sino que tiene que verlo en un conjunto temporal.
Empresas subcontratistas.
El obligado siempre es la empresa que tiene contratado al trabajador y no la empresa que nos ha contratado para realizar un trabajo. Esto acarrea una dificultad elevada, caso de sectores como la construcción, instalaciones, donde los trabajadores de una empresa pueden estar prestando servicios en distintos clientes. Con cautela, indicarles que podría ser valido el control de acceso que realizan estas empresas “principales”, teniendo mucho cuidado que no sea considerado una cesión de trabajadores.
¿Desde cuando es exigible?
Ni la falta de regulación de esta materia en los convenios colectivos sectoriales actuales o la inexistencia de representación legal de los trabajadores en la empresa, exonerará a ésta de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo a partir del 12 de mayo de 2019.
¿Qué ocurre en caso de incumplimiento?
El incumplimiento de la obligación de registro de la jornada de trabajo de los empleados será calificado como infracción laboral grave y se sancionará con multas de 626 euros en su grado mínimo y de 6.250 euros, en su grado máximo.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los registros?
Se obliga a la empresa a que conserve los registros diarios de jornada de cada uno de sus trabajadores durante cuatro años, debiendo permanecer los mismos a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
No hay que dar al trabajador al final de mes el registro horario, sino únicamente si es solicitado.
RECOMENDACIONES
- Nosotros recomendamos que cada empresa valore las distintas opciones de registro diario de la jornada de trabajo que con menores dificultades se adapten a su sistema de producción y de prestación de servicios.
- Debe ser un registro diario y ha de especificar la hora de entrada y salida de cada trabajador.
- Se debe garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos registrados para evitar la manipulación o alteración de los mismos. Los registros tienen que poder ser revisados en el mismo momento y en el propio centro de trabajo/sede de la empresa, a petición del Inspector.
- No serán por tanto ni suficientes ni válidos, la exhibición del horario general de aplicación a la empresa o cuadrantes de previsión de horarios para cada empleado.
- Si nos decantamos por un modelo en Papel, importante que se indiquen la hora de entrada, la hora de salida, la firma del trabajador, y un totalizador de jornada de trabajo. Es posible que entre la hora de entrada y salida pasen mas de 8 horas de jornada, porque durante ese periodo, pueden existir pausas que no se consideran de trabajo y que no tendrían que computar para la jornada diaria y que si no reflejamos al final que la jornada efectiva es de 8 horas, podría dar a entender al inspector que la jornada de trabajo ha sido superior. La otra alternativa es estar “fichando”, en cada salida y entrada y pausa que se haga durante la jornada laboral.
- Las empleadas de hogar quedan fuera de esta regulación.
- Los directivos que tengan un contrato de “alta dirección” quedan excluidos igualmente de la obligación de registro.
Desde Grupo Jenasa, les facilitamos un modelo de registro horario, sin perjuicio de que cada empresa lo adapte a sus necesidades. (Puede descargarlo en el siguiente enlace)+
Mencionarle en relación con las aplicaciones que se han desarrollado para móviles, que estas No pueden instalarse en el móvil del trabajador sin su consentimiento, sino que tendría que ser en un móvil de empresa e igualmente hay que tener mucho cuidado en la vertiente de la protección de datos, con las aplicaciones que además de registrar el control horario tienen un registro de posicionamiento.
Nosotros hemos estado viendo alguna aplicación para móvil, pc, que nos han parecido interesantes, pero “ojo” si en la empresa se hacen horas extras, no se pagan, cotizan, o se pagan e “b”, la aplicación que en “teoría” no es manipulable, nos podría causar algún problema. Son sistemas cómodos y prácticos y que evitan el tener un papel por cada empleado y por cada semana/mes a la entrada del centro de trabajo. Si lo consideran conveniente podemos facilitarle contactos de empresas desarrolladoras de aplicaciones móviles y de empresas instaladoras de sistemas de fichaje por tarjeta. Como ultimo consejo, intenten huir de sistemas basados en huellas dactilares.
Para finalizar, indicar que son muchas las dudas que se pueden plantear debido a la escasa regulación normativa y ambigua, por lo que todo lo indicado puede ser susceptible de variación en cuanto su interpretación ya sea por la inspección de trabajo o por los propios tribunales, que seguramente marquen la línea a seguir. Les mantendremos informados de las novedades que se produzcan al respecto.
