Corresponde al Secretario-Administrador la redacción de las actas de las Juntas de Propietarios; ahora bien, con anterioridad a la celebración de la primera Junta, corresponde al Secretario-Administrador proceder a realizar el diligenciado del libro de actas en el que se reflejarán las que sucesivamente se vayan celebrando. Ello es así por disposición expresa del Art. 415 del Reglamento Hipotecario, que establece la obligatoriedad de diligenciamiento ante el correspondiente Registrador de la Propiedad antes de su utilización, y que la solicitud de dicha diligencia se realizará mediante instancia en la que se expresarán, entre otras circunstancias, las menciones de identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la Comunidad, así como la mención de la Comunidad a la que se refiere.
Una vez debidamente diligenciado el Libro de Actas (en la que deberá hacerse constar el número de folios con los que cuenta el Libro y su numeración), adquiere especial transcendencia, a efectos de su legalidad, el contenido y redacción de las correspondientes Actas, cuyo cometido corresponde al Secretario-Administrador.
El Art. 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, recoge los requisitos mínimos que han de contener la redacción de la Actas:
a).- La fecha y el lugar de celebración.
b).- El autor de la convocatoria y propietarios que, en su caso, la hubieren promovido. (Recordemos que la Junta ha de reunirse por lo menos una vez al año -ordinaria- y en las demás ocasiones que lo considere necesario el Presidente, o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación).
c).- El carácter ordinario o extraordinario de la Junta e indicación sobre si tiene lugar en primera o en segunda convocatoria.
d).- Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados con indicación de sus cuotas de participación. (Adquiere especial importancia éste aspecto, dado que, hemos de recordar que la adopción y aprobación de acuerdos se sujeta a la mayoría, no de propietarios, sino de cuotas de participación, por lo que se hace necesaria la referencia a la que se hace mención).
e) El orden del día de la reunión. (Si bien no es necesaria una descripción exhaustiva, al menos ha de contener los datos necesarios para que los propietarios tengan conocimiento del tema debatido).
f).- Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante, para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como las cuotas de participación que respectivamente representen. (Como hemos expuesto en el apartado d), es de especial importancia ésta designación nominal, por su relación con la mayoría de cuotas de participación. Dado que, no siempre el fácil establecer la relevancia o no de un acuerdo, nuestro consejo es que dicha designación nominal, se realice en todas las votaciones sin exclusión).
El Acta así redactada, ha de ser cerrada con las firmas del Presidente de la Comunidad y del Secretario-Administrador al terminar la reunión, o bien en un plazo que no podrá superar los diez días naturales tras la celebración de la Junta de Propietarios. Dicha firma y cierre tiene importancia, dado que los acuerdos no serán ejecutivos – salvo que la Ley acuerde lo contrario- hasta que no se produzca dicho cierre.
También hemos de hacer referencia a otra de las funciones importantes encomendadas al Secretario- Administrador: La comunicación del contenido de la Actas a los Propietarios: Necesariamente ha de comunicarse el contenido de las Actas a los propietarios, por las vías previstas en el Art. 9-h de la Ley de Propiedad Horizontal.
La remisión de las mismas tiene especial importancia, sobre todo, para los ausentes, ya que si bien para los presentes (o asistentes a la reunión) la acción para impugnar los acuerdos caduca a los tres meses o al año desde su adopción, para los ausentes dicho plazo se computa desde la recepción de la comunicación del contenido del Acta; Aunque, siempre que se acredite el intento e imposibilidad de dicha comunicación, si ésta se verifica por su inserción en el tablón de anuncios de la Comunidad, el inicio del cómputo se establece transcurridos tres días naturales tras la inserción de dicho anuncio en el tablón.
También tiene su importancia ésta comunicación a los ausentes para los supuestos previstos en el Art. 17.1 apartado cuarto de la Ley, que establece que, se computarán como votos favorables los de aquellos propietarios ausentes de la Junta, debidamente citados, quienes una vez informados de los acuerdos adoptados por los presentes…, no manifestaren su discrepancia por comunicación a quien ejerza las funciones de Secretario de la Comunidad, en el plazo de treinta días naturales, por cualquier medio que permita tener constancia de la comunicación.
Para finalizar, hemos de decir que, redactadas las Actas y notificados los acuerdos en la forma expuesta, podrán ser subsanables los defectos o errores que en ellas se detecten. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de Propietarios, quien deberá ratificar la subsanación.
