Con fecha 29 de Noviembre se ha publicado en BOE el RD 1496/2003 que aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación. Dicho Reglamento supone la transposición de la Directiva 2001/115/CE del Consejo, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE, con objeto de simplificar, armonizar y modernizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el IVA.
El RD 1496/2003 deroga el RD 2402/85, de 18 de diciembre, por el que se regulaba el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales que había estado vigente hasta la fecha.
Las novedades introducidas eran necesarias por dos motivos principales:
» La evolución habida en las prácticas empresariales desde 1986, fecha de entrada en vigor del RD derogado.
» La aprobación de la Directiva 2001/115/CE de obligada transposición al ordenamiento interno de los estados miembros antes del 1 de enero de 2004.
En cuanto a la aplicación de está norma, se establece su entrada en vigor a los 20 días de su publicación. No obstante el régimen de facturación del anterior RD tendrá eficacia hasta el 31-12-2003. Por lo tanto durante los últimos días del mes de diciembre de 2003 se pueden aplicar uno u otro sistema, pero para el ejercicio 2004 solo es aplicable el nuevo régimen.
La nueva regulación trata entre otros los siguientes aspectos:
La expedición de factura
Los empresarios o profesionales tienen la obligación de expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios (los hechos imponibles del IVA) que realicen en el desarrollo de sus actividades, incluidas las:
– no sujetas. Si la no sujeción es por aplicación de las reglas de localización se está obligado a expedir factura pero no se está obligado si es por aplicación del artículo 7 del IVA.
– sujetas y exentas (salvo excepciones).
La obligación de expedir factura también surge en los cobros anticipados salvo en los de entregas intracomunitarias de bienes(EIB), para los que el artículo 75,dos de LIVA determina que no hay devengo.
En todo caso la obligación existe en las siguientes operaciones:
– Cuando el destinatario es un empresario o profesional(en cualquier régimen de tributación).
– Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
– En las EIB.
– En la exportación directa o indirecta, salvo tiendas tax free.
– Cuando el destinatario sea una Administración Pública.
– Cuando el destinatario sea una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional, esté o no establecido en territorio de aplicación del IVA.
– En las ventas a distancia realizadas en territorio de aplicación del IVA.
– En las entregas de bienes con instalación o montaje realizadas en territorio de aplicación del IVA.
– En la inversión de sujeto pasivo: en operaciones efectuadas por personas o entidades no establecidas o en entregas de oro sin elaborar o productos semielaborados de oro o en entregas de materiales de recuperación y corte, fragmentado y prensado de materiales férricos y no férricos de recuperación
– En operaciones triangulares en las que el destinatario sea una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional
– En operaciones en las que se aplique el régimen especial del de oro de inversión en que se renuncie a la exención correspondiente.
En las tres últimas operaciones el destinatario de la operación adquiere la condición de sujeto pasivo y debe expedir una «autofactura». En las adquisiciones intracomunitarias de bienes el adquiriente también adquiere la condición de sujeto pasivo pero no debe expedir «autofactura».
Pero la obligación de expedir factura conlleva las siguientes excepciones:
– Las operaciones exentas de IVA, salvo los apartados 2º, 3º, 4º, 5º, 15º, 20º, 21º, 22º, 24º, 25º y 27º del 20,Uno de LIVA.
– Las operaciones realizadas por empresarios o profesional en el Régimen especial de recargo de equivalencia (salvo las entregas de bienes inmuebles con renuncia a la exención).
– Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el Régimen especial simplificado (salvo que determinen la cuota devengada por volumen de ingresos).
– Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca (salvo las entregas de bienes inmuebles). En este supuesto para efectuar el reintegro de las compensaciones se expedirá un recibo.
– Las autorizadas por el departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.
Respecto a la regulación anterior se eliminan de la excepción las operaciones derivadas de la utilización de autopistas de peaje.
Se define al tique como documento sustitutivo de la factura.
La obligación de expedir tique surge sólo cuando se ha originado la de expedir factura y además el importe de las operaciones no exceda de 3.000 euros(IVA incluido).
Las operaciones que describe la nueva normativa para la expedición de tique son las ya existentes como: venta al por menor, ventas o servicios en ambulancia, transporte de personas y sus equipajes, servicios de hostelería y restauración,…, y a los que ahora se añaden los servicios de tintorería y lavandería y la utilización de autopistas de peaje.
En ningún caso el tique tendrá el efecto de una factura para ejercitar el derecho a la deducción del IVA soportado.
En cuanto al cumplimiento material de la expedición de la factura o tique se regula expresamente la posibilidad de que pueda hacerlo el destinatario de la operación o un tercero, si bien el obligado a la expedición será siempre el responsable de todas las obligaciones. Por lo tanto no se traslada la obligación de expedir factura que incumbe al empresario profesional que realiza la operación sino el cumplimiento material.
Se establecen una serie de requisitos para estos supuestos:
1. Si es el destinatario:
– debe haber un acuerdo entre el empresario y profesional y el destinatario, que se documenta por escrito, con carácter previo a la realización de las operaciones y especificando para que operaciones.
– la factura o tique debe ser aceptado por el empresario o profesional que realiza las operaciones.
– el destinatario debe remitir copia al empresario o profesional que realiza las operaciones. La copia debe ser aceptada en el plazo de 15 días desde su recepción y si es rechazada se tendrá por no expedida.
– las facturas o tiques serán expedidos en nombre y por cuenta del empresario o profesional que realiza las operaciones.
2. Para terceros:
– se realiza mediante contratación sin requisitos específicos.
Si el destinatario o el tercero no está establecido en la CEE, salvo que lo este en Canarias, Ceuta o Melilla o país con instrumento de asistencia mutua, es necesario la autorización de la AEAT.
El contenido de la factura
La factura debe contener las siguientes menciones:
– Número y serie. Ahora se podrán utilizar series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, así como cuando el obligado cuente con varios establecimientos desde los que operar o realice operaciones de distinta naturaleza. Es obligatoria la serie específica en: supuestos de inversión de sujeto pasivo, expedición por destinatarios o terceros, facturas rectificativas y facturas expedidas por los adjudicatarios empresarios o profesio-nales en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
– Fecha. No es necesario el lugar de la expedición.
– Nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor y del destinatario.
– NIF (de la Administración española o de otro Estado de la CEE) del expedidor. El NIF del destinatario solo es obligatorio en:
o EIB exentas.
o Cuando el sujeto pasivo sea el destinatario de la operación.
o Operaciones cuyo lugar de realización sea territorio de aplicación del IVA y el expedidor este establecido en dicho territorio.
– Domicilio del expedidor y del destinatario. Pero si el destinatario es una persona física no empresario o profesional no es obligatorio.
– Descripción de la operación, con los datos necesarios para determinar la base imponible y su importe.
– Tipo o tipos impositivos.
– Cuota tributaria que se repercuta.
– Fecha en que se han efectuado las operaciones o el pago anticipado, siempre que sea distinta a la de expedición.
La factura que contenga todos los datos anteriores será el documento justificativo para la deducción del IVA soportado.
Previa solicitud del interesado el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT puede autorizar la emisión de facturas en las que no consten todos los requisitos anteriores, siempre y cuando dichas facturas lo sean de operaciones localizadas en territorio de aplicación del IVA (excepto EIB exentas). Las menciones mínimas que deben contener son:
1. Fecha de expedición
2. Identificación del expedidor.
3. Identificación de bienes entregados o servicios prestados.
4. Cuota tributaria y datos para calcularla.
Es novedad que en las operaciones exentas, no sujetas o con inversión de sujeto pasivo en la factura se deberá indicar la referencia normativa en que se base la exención, no sujeción o inversión o indicar que la operación está exenta o no sujeta o que el sujeto pasivo es el destinatario.
El contenido del tique se mantiene como antes con los siguientes requisitos:
» Número y, en su caso, serie.
» NIF del expedidor y como novedad nombre y apellidos, razón o denominación social completa.
» Tipo impositivo.
» Contraprestación total.
Medio de expedición
Se puede utilizar cualquier medio para su expedición, papel o soporte electrónico, siempre que permita constatar la fecha de expedición, consignar el lugar de realización y su adecuada conservación.
Plazo de expedición
Igual que antes en el momento de realizar la operación o 1 mes desde dicho momento si el destinatario es un empresario o profesional.
Y como novedad, en todo caso, se debe expedir antes del 16 del mes siguiente al periodo de liquidación.
Ejemplo:
Tomando un periodo de liquidación trimestral.
Si se devenga el 20-02-04 el plazo de expedición es hasta el 20-03-04.
Si se devenga el 20-06-04 el plazo de expedición es hasta el 15-07-04.
Otros requisitos
Es novedad que el importe del IVA repercutido debe figurar en Euros, si bien, los demás importes de la factura o tique pueden figurar en otras monedas. Antes todas las cantidades se expresaban en la misma unidad de monetaria que la contraprestación total. Además ahora las facturas se pueden expedir en cualquier lengua, si bien se contempla la posibilidad de que la AEAT pueda solicitar la traducción al castellano u otra lengua oficial.
En cuanto a las facturas o tiques rectificativos se establecen dos casos para su expedición:
– Cuando la cuota impositiva ha sido determinada incorrectamente o se produce una modificación de base imponible del artículo 80 LIVA.
– Cuando no cumpla los requisitos obligatorios de contenido de factura o tique. (Ese segundo supuesto es nuevo).
En las facturas o tiques rectificativos se debe hacer constar la condición de documento rectificativo e indicar la causa que lo motiva.
Por otra parte se plasma en el Reglamento un criterio administrativo existente referente a la modificación de base imponible por devolución de envases y embalajes, determinando que no es necesario la expedición de factura rectificativa cuando el importe de los envases o embalajes que se entreguen en una nueva operación sea superior a los devueltos por una entrega anterior entre las mismas partes y resulte aplicable el mismo tipo impositivo. En este caso en la factura de la nueva operación se recogerá la diferencia entre los envases o embalajes entregados menos los devueltos aplicando el tipo impositivo sobre dicha diferencia.
Remisión de facturas
Los originales de las facturas o tiques deben ser remitidos a los destinatarios de las operaciones, en el momento de la expedición o en el plazo de un mes desde la expedición si el destinatario es un empresario o profesional.
La forma de remisión puede ser por cualquier medio. Por ejemplo por medios electrónicos, siempre que:
– El destinatario haya dado su consentimiento expreso.
– Los medios utilizados garanticen la autenticidad del origen e integridad del contenido.
Estos medios pueden ser: firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos(EDI), los autorizados por la AEAT a propuesta de los interesados.
Conservación de facturas
Deben conservarse:
– las facturas y tiques recibidos.
– Las copias o matrices de facturas expedidas y tiques.
– Las facturas expedidas por inversión de sujeto pasivo.
– Los documentos acreditativos del pago en importación.
– Los recibos expedidos y recibidos por empresario y profesionales en Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
Se recoge la posibilidad de conservación de los documentos expedidos y recibidos por un tercero que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional que es el responsable de las obligaciones.
Los documentos se pueden conservar en forma electrónica y no sólo en papel.
El empresario, profesional o sujeto pasivo puede determinar el lugar de conservación de las facturas o tiques. Es admisible la conservación fuera de España si se comunica con carácter previo a la Administración y se utilizan medios electrónicos.
